END OF THE SYRUPINESS
Tough, that’s what Stef Kaandorp thought of the meetings of his birth care partnership. Thanks to sociocracy these are more efficient, better decisions are made, and are also implemented. A real difference with similar partnerships.
A cooperation with over forty people, coming from different parts of the supply chain of the birth care sector in Zaanstreek (close to Amsterdam). Varying in size, influence and interests. With such a large and heterogenous group it is difficult to have meetings. Especially if not everyone is always there, the decision-making process will come to a halt. Sometimes there is lack of time to properly discuss proposals, which makes that they are not well understood and therefore voted down while that may not have been necessary.
Syropy, that was the consultation process in his birth care partnership, said gynecologist Stef Kaandorp. “I got a little tired of it. It resembled more a tennis club than an important decision-making meeting where you talk about the future of your profession. “The partnership contains gynecologists, obstetricians and maternity care. Together they shape the birth care in their region. Such partnerships exist throughout the Netherlands, more about that later. Kaandorp is chairman of the Zaanstreek birth care partnership.
Like to work more professionally
The partnership organization in Zaanstreek agreed with his proposal for a more professional organization, regarding meeting techniques and decision making structure. “In Gouda, birth care partnership In Zwang, achieves good results with sociocracy,” said Kaandorp. Its meetings are more efficient, they generate more decisions, and people stick to them during execution. Zaandam wanted that as well and started a pilot with sociocracy. The Sociocratic Center, TSG office Netherlands, provided support. Consultant Pieter van der Meché designed their sociocratic decision making structure and taught the circle members to work with it, especially with the sociocratic way of policy meetings.
Meeting with 12 people instead of 40
Instead of a general assembly of 40 people, we now make our policy decisions in a circle of 12 people. The people in this “decision circle” have the mandate to make decisions for the whole of the partnership through the sociocratic double-link system. Midwife Lisette Walk, member of the decision circle: “Those present realize much better that something is at stake, and that decisions are being made here. You want to be there. No midwifery practice now misses a meeting, as was sometimes the case in the past. “Moreover, the decision circle meets sociocratically: with rounds, and with consent. “That is the big plus: the SCM is not top-down. The power lies with the decision circle, “says Kaandorp.
“Progress is being made here” …
Everyone believes that all those changes clearly lead to improvements. Maternity care director Marie-José Ribeiro Duarte can judge it extra well: she is in about ten of these regional partnerships, because her organization De Kraamvogel works nationwide. “You see real progress in this partnership, because we actually make decisions. That is a noticeable difference with other partnerships. There, those decisions are missing, or it is unclear what they are deciding. ”
… because you give arguments instead of voting against
Completely different conversations arise, by deciding with consent instead of by majority vote. Stef Kaandorp: “In the large group, we used to work in, proposals were put to the vote. Sometimes there was no time for exchanging arguments. Then it looked a bit like politicking: people voted against because they disagree with some part of the proposal. The proposal was wiped off the table and we were stuck. ”
“Now things are different,” says Kaandorp. “You no longer vote against, but you give arguments why you have difficulty with a decision. With a small adjustment we will often come to a solution. Then you are bridging differences and make real progress. ”
Sometimes back to constituency
“Sometimes you have to go back to your constituency,” midwife Lisette Walk notes. Then it takes longer. “But I don’t mind that, given the weight of the subjects.” This involves, among other things, establishing protocols for obstetricians, maternity nurses and gynecologists: agreements about how to act in certain situations.
Silent people are better off
Circle members take turns talking in sociocratic meetings. Marie-José Ribeiro Duarte initially thought that to be “very schoolish.” I’m quite outgoing, and I get my opinion in the spotlight. But I saw that it was precisely through those rounds that the more silent people emerged. I find that very powerful. Decisions are better, and they get more support. Because you get more information. ”
Lisette Walk also likes the rounds. “I like a bit of structure. It isn’t a tea party. You separate the discussion and exchange of opinions on the one hand, and making decisions on the other. That brings clarity. “
“Fantastic: supported decisions”
All that talking to come to a decision! “I thought it would be a time-consuming situation,” says Marie-José Ribeiro Duarte of De Kraamvogel. “But I really got back from that. That you talk more is because you are all forced to think deeper about what you decide, and how you assure its execution in your constituency. There are no loose ends. To be honest, I think it’s working fantastically. With sociocracy you make really supported decisions, and you no longer deviate from that. ”
Supply Chain cooperation
That meetings are more professional and efficient is one thing. SKM also helps the Zaanstreek partnership to make progress on a complex work process: integrated birth care. The government wants the entire chain of gynecology, obstetrics, midwifes and maternity care to be better coordinated. This requires more cooperation, sometimes a different division of labor, and less money to distribute. Nobody wants to feel neglected; to make sure that that is not the case requires an effort, which need to be reflected in the collaboration.
Balancing interests
“We are entering each other’s territory,” says Stef Kaandorp. Who sees a client at what time? That is complicated. Conflicts of interest may arise, financial interests may also play a role. “But because of our different way of talking, you can no longer say: I want to keep this patient because I have to pay my mortgage. Because you have to give your arguments, this eventually brings you to the question: what is the best possible care that we can provide? ”
The client comes first
Thanks to the open exchange of arguments, which happens when someone has a paramount objection to a proposal, it becomes possible that the patient really comes first, says Marie-José Duarte Ribeiro. “People have to admit where they really stand. That applies to every profession in the supply chain. ”Agreements about home visits between midwifes and maternity care, a tricky issue (because both want that sometimes, and how do you divide it then?), And about 30-week consultations between gynecologists and midwifes (not all midwifes find that those consultations with the gynecologist add value) are now in the making, with small steps.
How further
All in all, the members of the decision circle are satisfied with the pilot. Meetings are better, the syrupiness is gone. Good decisions are made, and cooperation in the chain takes shape. How further? Stef Kaandorp, the chairman, says: “I would like to have a duo presidency together with a midwife.” Lisette Walk, the midwife, says: “I am pleased with Pieter van der Meché, who, as an independent discussion leader, has the trusts of all partners in the supply chain. ”
Marie-José Ribeiro Duarte, director of maternity care De Kraamvogel: “I come from a business environment, there are also conflicts of interest. But they are not as big as nowadays in the birth care field. That is logical, there is a change in funding at stake. It is fantastic that sociocracy makes it possible to work so well together in this sector. ”
Do you also want to cooperate more productively, make well-supported decisions and have better meetings? We are happy to help.
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Pieter Van Der Meché
Managing Director Division A (TSG)
COOPÉRATION SUR TOUTE LA LIGNE
La fin du sirupeux
« Dur dur », c’est ce que Stef Kaandorp pensait à propos des réunions avec ses partenaires de soins prénataux. Merci à la sociocratie, elles sont devenues plus efficientes, de meilleures décisions sont prises et aussi implantées. Une vraie différence avec les mêmes partenariats.
C’est une coopération avec plus de 40 personnes, provenant de différentes parties de la chaîne d’approvisionnement du secteur du soin prénatal à Zaanstreek (proche d’Amsterdam). Variant en taille, influence et intérêts.
Avec des groupes aussi grands et hétérogènes, il est difficile d’avoir des réunions. Surtout si tout le monde n’est pas toujours là, le processus de prise de décision n’aboutit pas. Parfois il y a un manque de temps pour discuter convenablement les propositions, de ce fait, elles ne sont pas bien comprises et en conséquence, rejetées alors que cela n’était pas nécessaire.
« Sirupeux, doucereux, tel était le processus de consultation dans le partenariat de soins à la naissance » nous dit le gynécologue Stef Kaandorp. « J’étais devenu fatigué de tout cela. Ça ressemblait plus à un club de tennis qu’à une réunion de prise de décisions où l’on peut parler du futur de notre profession ».
Le partenariat comprend des gynécologues, des obstétriciens et des sages femmes. Ensemble ils forment le soin à la naissance pour la région. Un tel partenariat existe partout en Hollande. Nous en reparlerons plus loin. S. Kaandorp est le président du partenariat des soins prénataux à Zaanstreek.
Vouloir travailler de façon plus professionnelle
L’organisation partenariale de Zaanstreek s’est accordée sur sa proposition, de devenir une organisation plus professionnelle, au regard de techniques de réunions et de structures de prise de décisions. « Dans le Gouda, le partenariat des soins prénataux de Zwang, obtient de bons résultats avec le sociocratie » rapporte S. Kaandorp. Leurs réunions sont plus efficientes, ils génèrent plus de décisions, et les gens s’y tiennent dans l’exécution. Zaandam voulait cela aussi et a initié une démarche pilote avec sociocratie. Le Centre Sociocratique, qui est le bureau de TSG en Hollande, leur a fourni du support. Le consultant Pieter van der Meché a élaboré leur structure sociocratique de prise de décisions et a enseigné aux membres à travailler avec, et en particulier avec la façon sociocratique de conduire des réunions sur les politiques.
Réunion à 12 au lieu de 40
Au lieu d’une assemblée générale de 40 personnes, nous prenons maintenant nos décisions politiques dans un cercle de 12 personnes. Les personnes de ce “ cercle de décision” ont le mandat de prendre des décisions pour l’ensemble du partenariat par le biais du système sociocratique du double lien. La sage femme Lisette Walk, membre du cercle de décision nous partage : « Les personnes présentes réalisent beaucoup mieux que les enjeux, et les décisions sont prises à cet endroit là. Alors vous voulez être là. Maintenant, aucune praticienne sage femme ne saute une réunion, comme c’était le cas dans le passé. «
« Aussi, le cercle de décisions se rencontre sociocratiquement : avec les tours de parole, et le consentement. Et le nec plus ultra : la SCM n’est pas – du haut vers le bas-. Le pouvoir repose dans le cercle de décision, » dit S. Kaandorp.
Des progrès sont en marche, ici…
Tout le monde comprend que tous ces changements conduisent clairement, vers des améliorations. La directrice des soins maternels, Marie-José Ribeiro Duarte, peut vraiment bien en juger ; elle est participe à au moins une dizaine de ces partenariats régionaux, parce que son organisation De Kraamvogel travaille à niveau global. « Nous observons de réels progrès dans ce partenariat, parce que nous prenons réellement des décisions. C’est une différence notable par rapport à d’autres partenariats. Dans ces derniers, les décisions sont manquantes, ou bien ce qui est décidé n’est pas clair. »
… Parce que vous donnez des arguments au lieu de voter contre.
Des conversations vraiment différentes émergent, lorsque nous décidons par consentement au lieu de voter par la majorité. Stef Kaandorp : « Avant dans le grand groupe, nous avions l’habitude de travailler des propositions qui étaient directement mises au voix. Parfois il n’y avait même pas de temps pour échanger des arguments. Alors cela ressemblait de plus en plus
à de la politique : les personnes votaient contre parce qu’elles n’étaient d’accord qu’avec une partie de la proposition. La proposition était évincée et nous étions bloqués. »
« Maintenant les choses sont différentes » dit S. Kaandorp. « Vous ne votez plus contre, mais vous donnez vos arguments quant aux raisons de vos difficultés avec la décision. Avec un petit ajustement nous arrivons souvent à une solution. Alors nous comblons les différences et faisons de vrais progrès. »
Parfois nous devons retourner vers nos circonscriptions
« Parfois, nous devons retourner vers nos circonscriptions/institutions de référence. » remarque la sage femme Lisette Walk. Alors cela prend plus de temps. « Mais ce n’est pas grave pour moi, au regard de l’importance des sujets (que nous faisons progresser). » Cela implique, parmi d’autres choses, l’établissement de protocoles pour les obstétriciens, les infirmières de maternité et les gynécologues : des accords sur la manière d’agir dans certaines situations.
Les gens silencieux sont parfois mieux lotis
Les membres d’un cercle prennent des tours de parole dans une réunion sociocratique. Marie-José Ribeiro Duarte pensait au départ que c’était “très scolaire”. « Je suis plutôt extravertie, et j’aime que mon avis soit sous les projecteurs. Mais j’ai vu que c’est précisément à travers ces rondes que les gens les plus silencieux émergent. Je trouve cela très puissant. Les décisions sont meilleures, et elles sont plus soutenues. Parce que nous obtenons plus d’informations. »
Lisette Walk aussi aime les tours. « J’aime bien un peu de structure. Il ne s’agit pas d’un goûter entre amis. Nous séparons la discussion et l’échange d’opinions d’un côté, et la prise de décisions de l’autre. Cela apporte de la clarté. »
« Fantastique : des décisions consolidées »
Tous ces discours pour arriver à une décision ! « Je croyais que ce serait une façon de faire chronophage. » dit Marie-José Ribeiro Duarte de De Kraamvogel. « Mais maintenant je reviens sur mes dires. Si vous parlez plus c’est parce que vous êtes tous conduits à réfléchir plus profondément à propos de quoi décider et de comment assurer l’exécution dans votre circonscription. Il n’y a aucune d’extrémité lâche. Honnêtement, Je pense que ça fonctionne de manière fantastique. Avec sociocratie vous prenez de vraies décisions appuyées et vous ne déviez plus de celles-ci »
Coopération sur toute la ligne
Que les réunions sont plus professionnelles et efficientes est une chose. La SCM aide aussi le partenariat de Zaanstreek à faire des progrès dans un processus complexe de travail : l’intégration des soins autour de la naissance. Le gouvernement veut que toute la chaîne des gynécologues, obstétriciens, sages femmes et soins maternels soit mieux coordonnés. Cela nécessite plus de coopération, parfois une distribution différente du travail et moins d’argent à partager.
Personne ne veut être négligé et pour garantir que cela ne se produise pas, il faut faire un effort qui se révèle dans la collaboration.
Équilibrer les intérêts
« Nous pénétrons dans le territoire des uns et des autres. » dit Stef Kaandorp. Qui voit un client à quelle heure ? Cela est compliqué. Les conflits d’intérêts peuvent émerger, les intérêts financiers peuvent aussi jouer un rôle. « Mais grâce à notre manière différente de nous parler, nous ne pouvons plus dire : je veux garder ce patient parce que j’ai un crédit à payer. Parce que vous avez à donner des arguments, cela vous amène éventuellement à la question : quel sont les meilleurs soins possibles que nous pouvons fournir ? »
Le client passe avant tout
Grâce à l’échange ouvert d’arguments, qui se produit lorsque quelqu’un a une objection primordiale à une proposition, il devient possible que le client passe vraiment en premier, explique, Marie-José Duarte Ribeiro. « Les gens doivent admettre là où ils se situent vraiment. Cela s’applique à toutes les professions de la chaîne. » Les sujets tels que : les accords à propos des visites à domicile entre sages femmes et soignantes maternelles, problème délicat (parce que les deux veulent cela et comment cela se divise alors ?), et aussi : environ 30 semaines de consultation à partager entre gynécologues et sages femmes (pas toutes les sages femmes trouvent que les consultations gynécologiques apportent de la valeur), tous ces sujets sont maintenant en construction, par petits pas.
Comment aller plus loin ?
Dans l’ensemble, les membres du cercle de décision sont satisfaits du pilote. Les réunions sont meilleures, le côté sirupeux a disparu. De bonnes décisions sont prises, et la coopération dans la chaîne prend forme. Comment aller plus loin ? Stef Kaandorp, le président, dit « Je voudrais être en coprésidence avec une sage femme. » Lisette Walk, la sage femme, dit : « Je suis ravie que Pieter van der Meché en tant que leader indépendant des échanges, ai la confiance de tous les partenaires de la chaîne. »
Marie-José Ribeiro Duarte, directrice des soins de maternité à De Kraamvogel : « Je viens du milieu des affaires, il faut dire qu’il y a aussi des conflits d’intérêts. Mais ils ne sont pas aussi importants que ceux qui existent, aujourd’hui, dans le domaine de l’accouchement. C’est logique, il y a un changement dans le financement en jeu. C’est fantastique que la sociocratie permette de travailler aussi bien ensemble, dans ce secteur.”
Voulez-vous également coopérer de manière plus productive, prendre des décisions bien soutenues et organiser de meilleures réunions ? Nous serions heureux de vous aider.
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Pieter Van Der Meché
Managing Director Division A (TSG)
