Dealing with order and disorder
The influence of the tiny Corona virus on our lives demonstrates that we live in a whole living system of interconnected dynamic processes, with unpredictable disturbing factors. (Power of Ten). A living system is an ordening of processes in which every process contributes to all other processes.
Following a course as an individual may be a means to grow in a job, the job is a means to realise the aim of the person and of the team, the aim of a team is to realise the aim of clients and of the organisation. The aim of the organisation is a means to realise the aim of the environment. The higher in the hierarchy of means and aims, the more abstract (less concrete).
The level of the process is determined by the level of the aim. The aim of a circle is formulated as a win – win exchange relationship and connects the process of a circle with another system. The beginning and end of the process create the interconnectedness and relationship with another system. In between we do the job that has been agreed upon. The quality of the work depends not only on how we did the job, but also on the quality of the way we deal at the beginning and end of the process, the quality of the relationship with the client.
(The way the payment is organised influences the behavior of organisations. When the payment is coming from a government or elsewhere, clients get on a ‘waiting list’. When the organisation is dependent from the client, energy is going in the input, to get clients.)
Designing the common primary process of a circle helps to create a network of interconnected activities. Circle members see the relationship between their part and contribution to the whole, how they are connected, what they need from each other and they come up with improvements. Designing the common process makes often visible that some persons don’t work or cooperate well, because the process is not well designed. Healthy processes create healthy relationships.
We must realise that all these processes are dynamic. It never goes as you have planned, persons are also changing, learning, trying new ways, getting ill, making mistakes etc. So we have to feel safe, be alert and open for the measurements to repair, redesign and lead the process at all levels of the system. Correcting each other is helping.
I remember an organisation, where we just had started to implement sociocracy in a technical organisation where members talk more by doing than by words. The owner and general manager of this organisation, has got a message from the bank that the organisation is on a financial edge. When I arrived for a meeting of the General Circle the general manager took me to his room and told me in secret that he had to stop the implementation. We decided to skip the agenda of the General Circle and instead of that to tell the bad message and ask for help. After the general manager has told ‘his’ problem and answered questions, the members didn’t blame him, but started to generate information about what was going (wr)on(g) in the business from their perspective . At the end of the meeting one of the common conclusions was that they were selling Ugly Ducklings (name for a cheap French car) but planning and delivering Rolls Royces (expensive English car). The tension of the crisis has created openness, creativity and improved the relationships between the departments. They organised helping circles on different issues and the general manager got the trust to do what has to be done. The organisation has grown from the crises.
The things we fear the most in organisations like disruption, tension, chaos, need not to be used as signs that we are about to be destroyed , but to learn and use our creativity.
It is the paradox between order and disorder. Use disorder to create new order.
º
March 2020
Annewiek Reijmer
Gérer l’ordre et le désordre
L’influence du minuscule virus Corona sur nos vies, montre que nous vivons dans un vaste système vivant de processus dynamiques interconnectés, avec des facteurs perturbateurs imprévisibles. (Puissance du dix). Un système vivant étant une ordination de processus dans laquelle chaque processus contribue à tous les autres processus.
Suivre un cours en tant qu’individu peut être un moyen de progresser dans un travail, le travail est un moyen de réaliser le but de la personne et de l’équipe, le but d’une équipe est de réaliser le but des clients et de l’organisation. Le but de l’organisation est un moyen de réaliser le but de l’environnement. Plus la hiérarchie des moyens et des buts est élevée, plus elle est abstraite (moins concrète).
Le niveau du processus est déterminé par le niveau de l’objectif. Le but d’un cercle est formulé comme une relation d’échange gagnant-gagnant et relie le processus d’un cercle à un autre système. Le début et la fin du processus créent l’interconnexion et la relation avec un autre système. Entre les deux, nous faisons ce qui a été convenu. La qualité de l’œuvre délivrée dépend ainsi, non seulement de la façon dont nous avons fait le travail, mais aussi de la qualité quant à notre façon de traiter le début et la fin du processus, de la qualité de la relation avec le client.
(La façon dont le paiement est organisé à une influence sur le comportement des organisations. Lorsque le paiement provient d’un gouvernement ou d’un autre pays, les clients sont en quelque sorte inscrits sur une « liste d’attente ». Lorsque l’organisation est dépendante du client, l’énergie entre dans les ressources (input) pour obtenir des clients.)
Conceptualiser le processus commun élémentaire d’un cercle permet de créer un réseau d’activités interconnectées. Les membres du cercle voient la relation, entre leur part et leur contribution à l’ensemble, comment ils sont connectés, ce dont ils ont besoin les uns des autres et ils proposent des améliorations. La conception du processus commun montre souvent que certaines personnes ne travaillent ou ne coopèrent pas bien, car le processus n’est pas bien conçu. Des processus sains créent des relations saines.
Nous devons réaliser que tous ces processus sont dynamiques. Cela ne se passe jamais comme vous l’aviez prévu, les personnes changent également, apprennent, essaient de nouvelles façons, tombent malades, font des erreurs, etc. Nous devons donc nous sentir en sécurité, alertes et ouverts aux mesures qui réparent pour repenser et diriger le processus à tous les niveaux du système. Se corriger mutuellement aide.
Je me souviens d’une organisation, où nous venions de commencer à mettre en œuvre la sociocratie, une organisation technique où les membres échangent plus en faisant qu’en parlant. Le propriétaire et directeur général de cette organisation, avait reçu un message de la banque comme quoi l’organisation était au bord du gouffre financier. Quand je suis arrivée pour une réunion du Cercle Général, le directeur général m’a emmené dans son bureau et m’a dit en secret qu’il devait arrêter l’implantation. Nous avons alors décidé de laisser tomber l’agenda du Cercle Général et au lieu de cela, d’annoncer la mauvaise nouvelle et de demander de l’aide. Après que le directeur général ai dit « son » problème et répondu aux questions, les membres ne l’ont pas blâmé mais ont commencé à générer des informations sur ce qui se passait (de bien ou pas) dans l’entreprise, de leur point de vue. À la fin de la réunion, l’une des conclusions communes était qu’ils vendaient des vilains petits canards (voiture française bon marché) alors qu’ils planifiaient et livraient des Rolls Royce (voiture anglaise chère). La tension de la crise a créé l’ouverture, la créativité et amélioré les relations entre les départements. Ils ont organisé des cercles d’aide sur différentes questions et le directeur général a obtenu la confiance nécessaire pour faire ce qui devait être fait. L’organisation est sortie grandie des crises.
Les choses que nous craignons le plus dans les organisations comme les perturbations, les tensions, le chaos, ne doivent pas être utilisées comme des signes que nous sommes sur le point d’être détruits, mais pour apprendre et utiliser notre créativité.
C’est le paradoxe entre l’ordre et le désordre. Utiliser le désordre pour créer un nouvel ordre.